שקיפות ארגונית - איך עושים את זה נכון?
שקיפות ארגונית היא התנהלות של חברה/ארגון בצורה כזו שמאפשרת למידע אודותיה (כמעט בכל הפרמטרים: התנהלות פיננסית, חוקים, נהלים, ישיבות פתוחות, תהליך גיוס, גובה שכר, תנאים, סביבת עבודה, בעלי תפקידים, פרוטוקולים, סטטיסטיקות ודרכי פעולה) להיות נגישים וזמינים לעובדי הארגון מבפנים וגם ללקוחות או למתעניינים מבחוץ.
המילה שקיפות מתקשרת בדרך כלל לערכי ארגון כמו לקיחת אחריות, ביקורת עצמית, חופש המידע, פתיחות, ליברליות, קידמה. כל ארגון רוצה להיקשר למושגים אלו, ולכן בעידן היום, כל ארגון שואף לקדם שקיפות עד כמה שניתן ולפי אמות המידע של הארגון (עסקים שמתנהלים בסביבה תחרותית, לפעמים שקיפות בכל מה שקשור לדרכי התנהלות עלול לפגוע בפוטנציאל של הארגון וברווחים, עסקים כאלה צריכים לפעול בשקיפות פנימית).
מדוע שקיפות תורמת לארגון:
1- שקיפות פיננסית לדוגמא מאפשרת לחשוף את ההתנהלות של החברה, ובכך היא מגבירה את האמון של משקיעים בה, וגם מייצרת מנגנון של ביקורת בונה.
2- שקיפות פנימית מאפשרת לעובדים להתחבר ולהבין את "התמונה הגדולה" את המשמעות מאחורי הפעולות שלהם. מומלץ לצפות בהרצאה של דן אריאלי בכל הנוגע ליצירת מוטיבציה בקרב עובדים בעזרת יצירת משמעות.
3- שקיפות מאפשרת סביבת עבודה חיובית ופתוחה. בסקר משנת 2013 של חברת TINYpulse עולה כי שקיפות פנים ארגונית משפיעה על מדד האושר של העובדים בצורה חיובית. נראה כי מורל העובדים עולה באופן משמעותי כאשר החברה שמה דגש על שקיפות פנים ארגונית.
4- עלייה בתפוקת העובדים - רמת החיבור של העובדים לערכי הארגון והמטרות שלו עולה ולכן גם התפוקה שלהם עולה. למאמר אודות החשיבות של חיבור לערכי הארגון לחץ כאן. בניו יורק יצאה החלטה שכל בית חולים חייב לפרסם מה שיעור התמותה בניתוח מעקפים, ארבע שנים לאחר הוצאת החוק, נראה כי שיעור התמותה צנח ב כ- 40%. השקיפות שייצר החוק שינתה באופן דרמטי את התוצאות.
5- שקיפות חיצונית עוזרת בכל הקשור לאמון הציבור ובעלי המניות.
6- הצפה של קשיים, בעיות ותהליכים שגויים – בעזרת שקיפות פנים ארגונית וחיצונית ניתן לזהות בעיות בארגון ולטפל בהם בהקדם. כך ניתן לבנות נהלים ותהליכי עבודה ברורים ומדוייקים יותר. למידע נוסף אודות בניית נהלים יש להיכנס למאמר- כתיבת נהלי עבודה
7- גיוס עובדים מוכשרים – שקיפות מעודדת מועמדים מוכשרים לרצות לעבוד בארגון. ארגון שמקדם שקיפות בדרך כלל דואג לרווחת העובד, לקידום חברה שיוונית, מודרנית, דינאמית והוגנת. ולכן מועמדים מוכשרים יעדיפו לעבוד בחברה שמקדמת ערכים אלו. האתר של Glassdoor תורם באופן משמעותי לקידום שקיפות ארגונית בכל הנוגע לגיוס עובדים. האתר פועל על מנת להנגיש מידע למועמדים אודות כל החברות בכל הקשור לתנאי העסקה, תהליך הקבלה לעבודה, גובה השכר, מנהלים, תנאים סוציאלים, רווחה ועוד. למידע נוסף אודות Glassdoor ניתן להיכנס למאמר הבא – עולם גיוס העובדים ע”פ Glassdoor
8- חלוקת תפקידים ומבנה ארגוני – ע"פ מחקרים, נראה ששקיפות פנים ארגונית מאפשרת לכל מנהל ועובד להכיר במדוייק את תחומי האחריות שלו וגם את הציפיות שיש ממנו. בדרך זו הם מבינים טוב יותר את משמעות תפקידם. בכל הנוגע למבנה ארגוני, העובד צריך להכיר את שרשרת הניהול בארגון בו הוא עובד. מבנה ארגוני לא ברור הוא פתח לטעויות ותקלות רבות ולעיתים משקף בעיות עמוקות הרבה יותר. כאשר עובד מסוים חושב שהמנהל הישיר שלו הוא המנכ"ל לדוגמא, אך בפועל יש לו מנהל אחר שתחתיו הוא עובד, זהו פתח מסוכן לבעיות בכל הנוגע לסמכויות – אגב זוהי תופעה נפוצה של מנכ"לים שרוצים לשלוט בכל פעולה בארגון ואינם מאצילים סמכויות. למידע נוסף אודות האצלת סמכויות היכנסו למאמר הבא - האצלת סמכויות לא מה שחשבת
לשקיפות ארגונית אין כל עלות לארגון, והיא מניבה לארגונים יתרונות ששווים כסף, הרבה כסף, אם רק מנהלים את השקיפות בצורה נכונה ואחראית.
כיצד תייצרו שקיפות בארגון שלכם:
1- תחליטו. והגדירו את ההחלטה בכל הנהלים בארגון
2- שקיפות בכל הנוגע לשכר העובדים, מה משפיע על שכר העובדים, ממה השכר מורכב וכדומה – שקיפות כזו מייצרת אצל כל עובד בהירות ומה עליו לעשות על מנת להתקדם בשכר. זה עוזר בקידום תחושת צדק והוגנות בקרב עובדים ולכן בשימור העובדים. כיום עובדים מפרסמים את השכר שלהם דרך פלטפורמות ששומרות על האנונימיות, כמו Glassdoor, כך שהמידע הזה יהיה זמין בכל מקרה, לכן עדיף שאתם תאפשרו לעובדים לחשוף אותו.
3- לכל עובד יש אפשרות להיכנס למערכות פנימיות של הארגון ולקבל מידע אודותיו – במידה והדבר מאפשר זאת. מומלץ להתייעץ עם גורם מקצועי בעניין של שיתוף מידע ותחרות.
4- הירשמו ב Glassdoor. למידע נוסף אודות האתר והשירות שלו לחצו כאן
5- הגדירו כיצד המידע יוזרם לעובדים – עיתון פנימי, ניוזטלר, לוח מודעות, ישיבות כלליות, שיחות אישיות, שיחות צוות וכדומה. הגדירו צוות שיעסוק גם בהזרמת המידע לשאר העובדים דרך הפלטפורמות הללו.
6- תקיימו סדנה פנים ארגונית בנושא ניהול ושקיפות. כל המנהלים צריכים להבין את היתרונות של שקיפות, וכיצד בפועל הם יכולים להיות שקופים עם העובדים שלהם. לא מספיק המנהלים הבכירים יהיו שקופים, חשוב יותר מכך שגם המנהלים הזוטרים יהיו שקופים עם העובדים שלהם.
7- חלוקת תפקידים בין מנכ"לים שותפים. החברה לא תקרוס אם יהיו חפיפות בין התפקידים, אבל בפירוש התפקוד ייפגע ועלולים להתפתח מאבקים ועימותים אישיים.
8- שרטטו מבנה ארגוני במוסכם ע"י הבכירים ופרסמו אותו לכלל העובדים. לא תאמינו כמה עובדים יהיו מופתעים ממנו. השרטוט כולל מחלקות, מנהלי מחלקות ועובדים בתוך המחלקות. לא שרטוט על חלל, אלא שרטוט שיורד לחלוקה של כל עובד ועובד. תיקחו בחשבון ששרטוט כזה דורש דיון רציני ואחראי של קבלת החלטות, וגם הצפה של בעיות בארגון.
בהצלחה...
