שיחת משוב לעובדים
שיחת הערכה – אותה שיחה שלעיתים יכולה להלחיץ בין העובד למנהל שלו (גם את העובד וגם את המנהל), במסגרתה המנהל מציג לעובד את חוות דעתו לגבי ההישגים שלו בעבודה וביצועיו. שיחה כזו היא בסיס ליצירת תהליכי עבודה, מוטיבציה, יחס בין אישי בין העובד למנהל, הצבת יעדים ועוד עקרונות מרכזיים בעבודה, אז למה השיחה הזו מייצרת כ"כ הרבה רגשות בקרב עובדים ומנהלים? מדוע יש מנהלים שקשה להם לנהל את שיחת המשוב בצורה יעילה, ומדוע יש עובדים שלא מצליחים להתמודד עם שיחת הערכה?
כמחצית מהעובדים חשים שקיבלו משוב לא הוגן, ולפי פיטר קאפלי, מרצה בבי"ס למנהל ועסקים וורטון, אחת הסיבות לכך היא שהמשוב לא מתקיים בזמנים קבועים, וגם אם כן, השיחה מתקיימת פעם בשנה ללא הקשר למציאות, ותוך תקופה ארוכה מידי שלא באמת מודדת ביצועים. לדעתו, שיחות משוב בזמנים קבועים ובתדירות גבוהה הוא הבסיס לשיחת משוב אפקטיבית.
תדירות שיחת המשוב, והעובדה שלרוב הן חד צדדיות (המנהל מזמן את העובד בזמן שרירותי) הופך את השיחה לבעייתית, טעונה ובעיקר לחסרת אופק עתידי ותהליך להמשך. יחד עם זאת, שיחת משוב קבוע פעם בשנה זה ממש לא הפיתרון, ועובדים רבים, בעיקר מדור ה-Y דורשים שיחות משוב לעיתים קרובות יותר על מנת לקבל התייחסות לאתגרים ובעיות לפני שהם מחמירים והופכים לתוצאה עגומה.
כיום, חברות רבות מקיימות שיחות משוב באופן תדיר הרבה יותר, תוך שימת דגש על נתונים כמותיים בעזרת עזרים ממוחשבים שמציגים יעדים מול תוצאות, כך ניתן לבחון בצורה חד משמעית את הביצועים של העובד, יחד איתו. יתרה מזו, ארגונים רבים מאפשרים גישה לעובדים למערכות ממוחשבות אלו על מנת שיוכלו לבדוק את הביצועים שלהם תוך כדי תנועה ובאופן תדיר ללא תלות בשיחת משוב. כך יש להם אפשרות לתקן ולחדד את הביצועים שלהם ולא להיות מופתעים מהתוצאות פעם ברבעון.
שיחת המשוב חייבת להיות דיאלוג בין שני אנשים, מנהל ועובד, כאשר זה לא מתקיים, לרוב העובד ירגיש שלא מקשיבים לצרכיו ולא נותנים לו הזדמנות להציף את האתגרים בעבודה שלו ולכן אין בכלל אפשרות לתקן את הקשיים הללו ולשפר את התוצאות.
בסדנאות שלנו בנושא משוב אנו מנחים את המנהלים לאפשר לעובדים לרשום בעצמם הערכה עצמית לפני שיחת המשוב, גם כדי למקד את הנושאים באתגרים ופערים, וגם כדי לתת הזדמנות לעובד להציג את ההישגים שלו למנהל, שלפעמים העבודה השוטפת גורמת לו לפספס את ההצלחות של העובדים או לקחת אותן כמובן מאליו. דבר נוסף שאנו ממליצים בסדנאות הוא לפתוח את שיחת המשוב עם הדברים החיובים והמוצלחים שהעובד עשה, ושהעובד מרגיש שעשה, עד כמה הוא שינה את הארגון לטובה, במה הוא תרם וכדומה. פתיחה כזו בדרך כלל מאפשרת נקודת פתיחה חזקה יותר לעובד להתמודד אח"כ עם ביקורת.
חשוב – לא להימנע מפידבק שלילי, אתם לא מושלמים כמנהלים, וגם העובד שלכם לא מושלם, ותמיד יש מקום לשיפור, לשפר חולשות. "ככה הוא" זה משפט של בינוניים שלא רוצים להתאמץ על מנת להשתפר, אל תשאפו לבינוניות, רק כדי להימנע מעימותים. אם יודעים להציג נכון ביקורת שלילית, אפשר להגיד הכל ללא עימותים.
יחד עם זאת, העובדים שלכם הם לא חתני פרס נובל, אל תשפטו אותם בצורה קשה כ"כ, מצוינות זה לא דבר שקל להגיע אליו, ומעטים האנשים שמצליחים, מה שחשוב זאת הדרך, הכוונה, הרצון של העובד להשתפר ולייעל את העבודה שלו – הסתכלו על הדרך שעבר העובד, הכירו במינוסים שלו ותשאפו למתן אותם, אבל אל תשלו את עצמם שהוא יהפוך למדען אטום. זה כמו ההורים שאומרים לילד שלהם שקיבל 95 שזה לא מספיק. אין יותר מחסל מוטיבציה מזה, לרוב האנשים. בדרך כלל העובד יצא עם הרגשה שלא משנה כמה הוא ישקיע וכמה הוא ישתפר זה אף פעם לא יהיה – "מחפשים אותי". בדרך כלל זה יביא לתוצאות נמוכות הרבה יותר.
כאן חשוב להזכיר את עניין "הצבת יעדים" אם תציבו יעדים לעובדים שלכם תוכל למדוד איתו את ההישגים שלו בזמן שיחת המשוב, ותוכלו לגבות את הביקורת שלכם בנתונים שעליהם דנתם בעבר כיעד. היכנסו למאמר "הצבת יעדים" לפרטים נוספים.
שיחת משוב לא חייבת להישען רק על נתונים ויעדים, אפשר לבקש פידבקים גם מגורמים חיצוניים: ספקים, קולגות, כפיפים, לקוחות וכדומה. כך, העובד לא מקבל פידבק רק ממקור אחד – מנהל, אלא מקבל ממספר גורמים ויכול למדוד את עצמו בכמה היבטים שונים. לדוגמא: מנהלת החשבונות סיפרה כמה נוח לה לעבוד עם העובד, כמה הוא מסודר, יעיל ומקצר את העבודה שלה. מצד שני הלקוח טוען שהוא הרגיש שאין גמישות מחשבתית בהצעת מחיר שנשלחה אליו ואין הבנה עמוקה לצרכים שלו.
אלו דברים שמנהל לא יכול למצוא לבדו רק מהתבוננות על נתונים, וכך ניתן לעבוד באופן פרטני על קשיים ואתגרים ולזהות בעיות עמוקות יותר.
הגדירו לכל עובד מדדים אינדיבידואלים שקשורים לעיסוק שלו – עבודתה והערכת הביצועים של מנהלת כוח אדם שונה בתכלית משל מנהלת חשבונות.
עבודה זה לא רק נתונים כמותיים
משוב חייב להיות מורכב מעוד אלמנטים מלבד מדידת תוצאות כמו: מה התוכניות של העובד בעתיד, איך הוא רואה את עצמו במסגרת הצוות והעבודה, האם הוא מעוניין בהדרכה ופיתוח בתחום מסוים, מה הדברים שלדעתו אפשר לשפר בעבודה ובניהול וכדומה.
תשובות לשאלות אלו יעזרו למנהל ולארגון לתכנן בראייה עתידית –פיתוח הדרכה, קידום עובדים, גיוס עובדים, אתגרים של ניהול ועוד. אל תזלזלו בדעתו של העובד, מכל אדם אפשר ללמוד דבר מה או שניים שיכולים לשנות תפיסה או נוהל בעבודה.
אם תקדמו מערכת יחסים טובה עם העובד לאורך תקופת תעסוקתו תוכלו לנהל איתו שיחת משוב בחופשיות, ביעילות גם אם השיחה היא קשה ומורכבת יותר. יחסים בין אישים טובים, תקשורת נכונה, שקיפות בנתונים, מתן מקום לדיאלוג מלא בניכם, שיחות בתדירות גבוהה יותר כל אלו ועוד יאפשרו את המשוב ללא התפרצות של רגשות, ובעיקר יאפשר שיפור ביצועי העובד.
ואחרון חביב – תרשמו את הכל, תתעדו את השיחה, את מה שעלה בשיחה ומה שסוכם בסופה, תתייקו אצלכם במחשב ותשלחו סיכום שיחת משוב לעובד.
*אין לי כלים דיגיטליים ספציפיים להמליץ לכם שיתמכו במשוב לעובדים, רק המלצה חמה לרכוש תוכנת CRM שתנהל את הלקוחות, ספקים ועובדים ובעזרתה תוכלו לעשות חיתוכים ולמדוד מגוון קטגוריות בעבודה ולייצא נתונים שקשורים לביצועי העובדים .
*הסדנאות מועברות גם אונליין בעזרת מערכת זום
