כתיבת נהלי עבודה

כתיבת נהלי עבודה


כתיבת נהלים בכל ארגון מאפשרת סדר, יעילות, ירידה לפרטים ופרודוקטיביות בעבודה.
נהלי עבודה מסייעים בהחלפת ניהול לא אפקטיבי, צמצום של נזקים ומשאבים יקרים, מחדדים לעובדים את הנושאים החשובים ומונעים בזבוז של זמן, אנרגיה וכסף. הנהלים גורמים להבנת המבנה הארגוני, חלוקת התפקידים, סדר בין הדרגים בארגון, ו"יישור קו" בין העובדים להנהלה.

נוסף על כך, תהליך כתיבת נהלי העבודה מציפה קשיים ובעיות שלא היו באים על פיתרונם ללא כתיבת הנהלים, במהלך כתיבת הנהלים עולות שאלות רבות (מי עושה מה, האם יש בקרות, מה הן הסמכויות) , כך שכתיבתם מאפשרת לנו הזדמנות לבחון את החברה ולשפר תהליכים ובכך משפר באופן ניכר את יעילות הארגון ותקינות תהליך העבודה.

בעת כתיבת נהלים נדרשת חשיבה משותפת של כל הגורמים הבקיאים בכל ההוראות הרגולטוריות המסדירות את פעילות הארגון, כך כתיבת הנהלים מסייעת לארגון להגביר את המודעות לרגולציה ההכרחית בקרב העובדים ולצמצם הפרה של הוראות אלו.

כל חברה או עסק חייב לכתוב נהלים מוגדרים אשר ישמשו אותו כעמודי התווך של הארגון, איך עושים את זה נכון?


תחילה עלינו למיין את הפעולות שעושים בחברה ע"פ צוותים/מחלקות וסמכויות של כל איש צוות. לאחר שרשמנו את כל הפעולות יש לקטלג לפי מי עושה כל פעולה, במסגרת הפעולה הזו מה עליו לעשות?, ומתי הפעולה הזו נדרשת.
יש לשים לב שצריך להוסיף גם את מנגנוני הבקרה על הפעולות – מי מוודא את תקינות הפעולה לאחר סיומה?

לדוגמא: מתקבלת פנייה של לקוח – כל התהליך שעובר הטיפול בלקוח מרגע הפנייה שלו, כולל מי מבקר על הטיפול הזה.

הנהלים צריכים לכלול את הנקודות הבאות:


- מה המטרה של הנוהל
- הגדרת מונחים מקצועיים שקשורים לארגון
- בעלי תפקידים
- תחומי אחריות – ע"פ צוותים, מחלקות, מנהלים וכדומה
- מה הן מערכות המידע של הארגון ותיאור אופן הפעולה איתן
- אישורים ורגולציות
- הרשאות בארגון

- בקרה

כל פעולה שמוגדרת בנוהל צריכה לכלול את הנקודות הפעולה:


- הגדרת הפעולה
- מי יכול לבצע אותה
- מה ההרשאות הרגולטוריות הכרוכות בפעולה
- תהליך מלא עד סיום הפעולה
- מי הגורמים שגם יש להם נגיעה לביצוע התהליך של הפעולה - צוות הנהלת חשבונות הוא זה שמוודא תשלום ומוציא חשבונית, ולא נציג המכירות.

- בקרה על הפעולה – הגדרה הבקרה, מי מבקר, בעזרת מה ומתי.

נהלי העבודה חייבים להיות ברורים, מדוייקים, קצרים ושיתאימו לעובדים שיעשו בהם שימוש- יש לשים למטרה שגם עובד חדש יוכל לקרוא את הנוהל ולהבין מה עליו לעשות בפעולה. לכן מומלץ לקיים סיעור מוחות עם העובדים כשאר כותבים נוהל קשור למחלקה שלהם, על מנת שהנוהל לא יהיה מנותק מהמציאות והעובדים באמת יוכלו לעבוד לפיו.

ב"סגול" אנו מקיימים סדנה מקצועית בנושא בניית נהלים עבור מנהלים ומקבלי החלטות בארגון וגם עבור דרג בכיר. כמו כן, ניתן לקיים את הסדנה עם סדנה תומכת בנושא Design Thinking שיטה אשר שמה דגש בגורם האנושי כפיתרון לבעיות, ומדגישה את החשיבות של "סיעור מוחות" בבניית תהליכים.

מתוך הנוהל יש לגזור את הוראות העבודה, לדוגמא, אם במסגרת פעולה מסוימת יש להוציא דו"ח, אין צורך לפרט בנוהל כיצד מוציאים את הדו"ח, אך כן יש להוציא הוראת עבודה בנפרד שמפרטת כיצד להוציא את הדו"ח ומתי – חשוב שיהיה קישור במסמך הנוהל למסמכי הוראות עבודה.

*הסדנאות מועברות גם אונליין בעזרת מערכת זום

 

פרטי יצירת קשר: 054-5233303 | info1sagol@gmail.com | חדרה, התחייה 2

 

 

WhatsApp chat
דילוג לתוכן