ניהל זמן ומשימות: המדריך המדוייק לניהול זמן בעידן החדש

ניהול זמן ומשימות

ניהול זמן היא מיומנות מודרנית הכרחית בעבודה בעולם החדש, שבו יש המון משימות, שמתעדכנות מידי רגע, והרבה מסיחי דעת שעלולים למשוך זמן יקר. סוגיית ניהול הזמן חוזרת שוב ושוב בייעוץ לחברות גדולות וקטנות, או בקשיים שמעלים עובדים בזמן הדרכות וסדנאות שאנו מבצעים בארגון.

לפניכם כמה טיפים לניהול נכון של הזמן והמשימות בעבודה

סדר וארגון:

1- בראש ובראשונה עלי להבין כי ניהול זמן הוא בעצם ניהול אישי, אני הרי לא יכול לשלוט בזמן, אבל אני כן יכול לשלוט בעצמי – במעשי, בחלוקה נכונה של משימות וכדומה. כאשר משנים את הגישה, ומבינים שניהול זמן הוא ניהול אישי, ניתן ליישם וללמוד טכניקות חדשות שקשורות לניהול אישי ומועילות לאין שיעור בניהול הזמן והמשימות שיש לי.

2- לעשות סדר – סדר יכול לצמצם המון זמן, איך?. דמיינו שאתם מחפשים קובץ מסויים על מנת להתחיל איזה משימה, ולוקח לכם 7 דקות לחפש במחשב/בהרד-קופי. אם היה לכם סדר וקיטלוג נכון במחשב/הרד-קופי, זה היה לוקח לכם מקסימום 2 דקות. והנה נחסכו לכם 5 דקות! אז... לעשות סדר בתיקיות במחשב, לקטלג בצורה הגיונית, קלה, לייצר מסמכים שמרכזים מידע שהולך לאיבוד כמו – סיסמאות!. לא להאמין כמה זמן אנשים מבזבזים על להיזכר בסיסמא, ואז לאפס אותה..

לעשות סדר בשולחן – עטים, דפים, דפי ממו. סדר על השולחן זה סדר בראש. הוצאת כל חפץ שאינו קשור לעבודה הנתונה כעת. הרעיון הוא לעשות בלוקים של זמן, מה שצריך באותו רגע, אותו עושים והוא נמצא לפנינו. כל דבר שאינו קשור לביצוע המשימה הנוכחית עלול לעכב ולהסיח את דעתנו מביצוע המשימה כראוי. תעשו לכם הרגל לסדר את השולחן באמצע יום ובסוף כל יום, ותגלו כמה דבר קטן יכול לעזור בניהול המשימות שלכם.

3- ניהול מייל – כיום מייל זה כלי מרכזי בניהול משימות ובכלל, תקבעו לכם נוהל אישי כיצד אתם נוהגים בקבלה ושליחה של מיילים. תייקו את המיילים ע"י כלי שעושה את זה אוטומטי עבורכם (אפשר גם ידני) לפי חשיבות, נושא, תגית וכדומה.

תזכרו, בלתי אפשרי להיות כל הזמן מסודר, יש תקופות עמוסות יותר שגורמות לבלאגן בראש ועל השולחן, או במייל. פשוט תלמדו את זה, תעצרו רגע, ותעשו סדר. ישנם מקומות עבודה וחברות ששולחים את אנשיהם לסדנת ניהול זמן לעובדים וגם מדווחות לאחר מכן שבעקבות אותן סדנאות לעובדים הפריון בעבודה עולה, המשימות נעשות יותר במהירות ויעילות והסיפוק בקרב העובדים גדל.

דפוסי עבודה אישיים קבועים: תלמדו את עצמכם, מה הם דפוסי העבודה הקבועים שלכם, אפילו לו"ז של הפסקות, מה הם הקשיים שלכם בזמן העבודה, מה יותר קל לכם לעשות וכדומה. לדוגמא: אם לוקח לי המון זמן לייצר ניוזלטר, אני אצור לעצמי כמה טמפלטים קבועים (2-3) שאיתם אני אעבוד ולא אצטרך לערוך מחדש.

אין בתהליך זה שום קסמים. העקרונות הם פשוטים ליישום אך דורשים התמדה.

לו"ז

אל תזוזו ממנו!

תבנו לעצמכם לו"ז מתוכנן בקפידה, כולל הפסקות קפה, כולל הפסקת "קשקוש" עם הקולגה – תשבצו כל דבר שאתם יכולים בלו"ז שלכם. אנחנו ממליצים ומלמדים בסדנאות ניהול זמן ומשימות שלנו, לפני שיוצרים לו"ז ללמוד את סגנון העבודה שלכם ע"י טבלת אקסל מפורטת שבה תרשמו מה עשיתם בכל זמן נתון וכך תלמדו את סדר היום שלכם, איפה אפשר להשתפר, מתי אתם יוצאים להפסקה, באיזה שעות לוקח לכם יותר זמן לעשות משימות וכמה זמן לוקחת לכם כל משימה.

אחרי שאתם בונים לו"ז אתם יכולים להשתמש בקלנדר של גוגל או אפילו בהרד-קופי, מה שנוח ועובד לכם. תזכרו – לא לזוז מהלו"ז, גם אם יש משימה שממש לא בא לכם עליה, אל תדחו – דחייה תמיד מוביל לבזבוז זמן ופספוס משימות.

אם כבר צריך להזיז משימות, כי נכנסו משימות חשובות יותר ואין ברירה, תנסו לשלב את המשימות שיש צורך להזיז בשבוע הבא, ולא מחר או מחרתיים – זה פשוט לא עובד ויוצר שוב דחייה ושוב דחייה, תיהיו הגיוניים עם עצמכם.

בלוקים של זמן - ניהול זמן יעיל: עקרון הרצף בביצוע המשימה חשוב מאוד להצלחתה. הפסקות, עצירות וזיפזופ לעניינים אחרים עלולים לחבל ביעילות ביצוע המשימה, להאריך את זמנה ואף לדחותה. כדי שנוכל להתמקד בעשייתה חשוב ליצור זמנים מתוחמים, "בלוקים", שבהם ישנה התמקדות בדבר אחד. וכך כשאנו מקדישים זמן מוגדר יש סיכוי רב שהעבודה תעשה. בסדנאות לפיתוח מנהלים מועברים הכלים בהכנסת "הבלוקים" ללו"ז היומי למספר שעות מוגדרות עבור אנשי הצוות, כך שהעבודה תהיה פרודוקטיבית.

טלפון - אני לא זמין, ומסיחי דעת נוספים

מסיח דעת מספר אחד. אם תשומת ליבנו קופצת מהמשימה למכשיר הנייד בתדירות גבוהה, אזי הריכוז בעבודה יקטן והתפוקה תקטן. ישנה חשיבות במשמעת עצמית ונתינת זמן מוגדר לשיחות והודעות.

מסיח דעת נוסף – טאבים של דפדפן – אם כרגע אתם עובדים על משימה, תסגרו את כל הטאבים שלא רלוונטים אליה כמו פייסבוק, יוטיוב ואפילו מייל! בעצם תסגרו על פיתוי שיכול לעמוד בניכם לבין ביצוע המשימה בזמן.

מיתוס המולטי טסקינג

בספרו הרב מכר של גרי קלר - "The One Thing", הוא שולל את הטענה שמולטי טסקינג זו יכולת נדרשת בעבודה וכפי שניתן לראות במודעות דרושים שזו דרישה מבוקשת במקומות עבודה רבים. קלר מציג את המקור למושג מולטי טסקינג מהמאה שעברה שהיה משויך לעולם המחשבים. המחשב נע בין שתי משימות במהירות גבוהה כך שלנו הן נראות כנעשות כביכול ביחד. הטעות הייתה להעביר את המושג הזה לעולם האנושי. עבור בני האדם המעברים בין משימות בתדירות גבוהה פוגעים ביכולת העמקה של ביצוע המשימה וגם אורך הזמן המוקדש עבורה גדל.

בסדנאות לפיתוח מנהלים ועובדים אנו מקיימים גם סדנה פרקטית לניהול זמן ומשימות בעולם החדש – גם עבור עובדים מהבית. העולם השתנה, וחברות מתחילות להבין שניתן והרבה יותר נכון לתת לעובדים את היכולת לעבוד מהבית, אבל לצורך זה יש להכשיר את העובדים לניהול אישי, בשביל זה אנחנו כאן, בסדנאות שלנו אנו נותנים את הכלים העדכניים ביותר לניהול אישי, ומאפשרים לכל עובד ללמוד את עצמו ולא ללמוד את עצמו ואת אופן העבודה שלו וכך לנהל את עצמו נכון.

*הסדנאות מועברות גם אונליין בעזרת מערכת זום